फाइल ट्य्राकिङ प्रणालीले झन्झटमुक्त

‘विगतमा कार्यालयमा सेवाग्राहीको पनि अत्यधिक भीड हुने र काम निकै ढिला हुने गरेकाले धेरै दुःख पाएको थिएँ,’ कार्यालयमा भेटिएका न्यौपानेले भने, ‘यति छिटो काम सम्पन्न होला भन्ने चिताएकै थिइनँ । छिटो छरितो, सरल र जवाफदेही ढंगबाट सेवाग्राहीको काम हुन थालेको देख्दा खुसी छु ।’ नापी कार्यालयमा जस्तै मालपोतलगायत सेवाग्राहीको भीड हुने कार्यालयमा पनि यसरी नै कर्मचारीबाट कार्य सम्पादन हुनुपर्ने सुझाव उनको छ । नापी कार्यालय भैरहवामा केही दिनदेखि छिटोछरितो काम हुन थालेपछि न्यौपानेजस्तै अन्य सेवाग्राही पनि खुशी छन् । आफ्नो फाइल कहा पुग्यो भन्दै काम सक्न दिनभरि कार्यालयका विभिन्न फाँट र चाहार्नुपर्ने बाध्यता हटेको उनीहरूले सुनाए ।

सेवाग्राहीको काम छिटोछरितो र जवाफदेही ढंगले सम्पन्न गर्नका लागि नापी कार्यालयले फाइल ट्र्याकिङ प्रणालीबाट कार्य सम्पादन थालेको हो । फाइल ट्र्याकिङ प्रणालीबाट काम सुरु भएको यो नेपालकै पहिलो सरकारी कार्यालय हो । कार्यालयले डिजिटल माध्यमको प्रयोगबाट फाइल ट्र्याक गर्ने गरेको छ । यस प्रणालीअनुसार सुरुमा सेवाग्राहीले कार्यालयको सोधपुछ कक्षमा गएर आफ्नो फाइल दिनु पर्ने हुन्छ । त्यहाँ रहेका कर्मचारीले तोक लगाउन फाइल अर्को कक्षमा लैजान्छन् । उनै कर्मचारीले सोधपुछ कक्षमा फाइल ल्याएर डिजिटल माध्यममा फाइल दर्ता गर्छन् । जहाँ सेवाग्राहीको मोबाइल नम्बर राखेर कामको प्रकृतिअनुसार दर्ता हुन्छ । त्यसपछि सम्बन्धित फाँटमा फाइल पुग्छ र रोलक्रममा बस्छ । प्रक्रियागत रूपमा भइरहेको काम बाहिर बसेर सेवाग्राहीले डिस्प्लेमा हेर्न सक्छन् ।

आफ्नो काम कुन कर्मचारीले गरेका छन् ? बाहिर रहेको डिस्प्लेमा सेवाग्राहीले आरामले बसेर हेर्न सक्छन् । एक नम्बर पालोको काम सुरु हुनेबित्तिकै दुई नम्बर पालोका सेवाग्राहीलाई म्यासेज गइसकेको हुन्छ । काम सकिसकेपछि सनाखतका लागि सेवाग्राहीलाई फाँटमा बोलाइन्छ । त्यसपछि चेकजाँच फाँट, प्रमाणीकरण फाँट, दर्ता चलानी हुँदै सोधपुछ फाँटमै फाइल आइपुग्छ । सबै प्रक्रिया सकिसकेपछि सेवाग्राहीलाई काम सम्पन्न भएको जानकारी म्यासेज र डिस्प्ले टीभीमार्फत हुन्छ । सोधपुछ कक्षबाटै सेवाग्राहीले काम सम्पन्न भएको फाइल प्राप्त गर्छन् ।

यो प्रणालीबाट काम हुन थालेपछि सेवाग्राही बाहिरै आराम गरेर बस्ने गरेका छन् । सधैं कार्यालय खुल्नासाथ ठेलमठेल हुने भीड हटेको छ । आफ्नो कार्यप्रगति कुन कर्मचारी र कुन फाँटमा पुगेको छ, बेला–बेलामा बाहिर राखिएको डिस्प्ले टीभीमा हेर्ने गर्छन् । कार्यालयमा आएर कुनै फाँट र कर्मचारीको पछिपछि नलागीकन बसीबसी काम भएपछि सेवाग्राही पनि दंग छन् ।

अब यो प्रक्रियाले सेवाग्राहीले कुनै झन्झट व्यहोर्नु नपर्ने नापी कार्यालय भैरहवाका प्रमुख अजित कुँवरले बताए । ‘सेवाग्राहीको अधिकांश गुनासो काममा ढिलाइ भयो भनेर मसमक्ष आउने गर्थ्यो,’ उनले भने, ‘गुनासो गर्ने सेवाग्राहीको काम किन रोकिएछ भनेर म आफैं फाँट फाँटमा पुग्नु पर्थ्यो ।’ यो प्रणाली अपनाइएपछि कामका लागि भनसुन गर्नुपर्ने, पालो मिचिएको, कर्मचारीलाई खुसी गराउनुपर्नेलगायत गुनासा सेवाग्राहीबाट आउन बन्द भएको उनले बताए । ‘सेवाग्राहीको सेवा प्रवाहमा भइरहेको गुनासो सम्बोधन गर्न नै कार्यालयले प्रविधिमैत्री सेवा प्रारम्भ गरेको हो,’ उनले भने । प्रकृति हेरी सबै प्रक्रिया एक घण्टामा सम्पन्न हुने गरी फाइल ट्र्याकिङ प्रणालीको विकास गरिएको छ । कार्य सिलसिलामा कुनै मिसिलहरू नमिले, अपुग भए अथवा कुनै गडबड भेटिए डिस्प्ले टीभी र मोबाइल म्यासेजबाट सेवाग्राहीलाई तत्कालै सम्पर्क राख्न जानकारी दिइन्छ । सेवाग्राहीको काम कार्यालय प्रमुखले आफ्नै कार्यकक्षबाट देख्ने भएकाले मातहतका कर्मचारीको कार्यशैलीको निगरानी गर्न सहज भएको छ ।

रोहिणी गाउँपालिकाका सेवाग्राही मनेश्वर यादवले पनि बसीबसी काम हुने, के भइरहेको छ त्यो पनि जानकारी पाइने भएकाले काम गर्न सजिलो भएको बताए । ‘न कसैले पालो मिच्ने डर, न कार्य सम्पादनका लागि बिचौलिया लगाउनु पर्ने,’ यादवले भने । लुम्बिनी प्रदेशका भूमि व्यवस्था, कृषि तथा सहकारी मन्त्रालयका प्रमुख नापी अधिकृत अनिल मरासिनीले फाइल ट्र्याकिङ प्रणालीका कारण पारदर्शिर्ता र सुशासन कायम राख्नमा निकै सहयोग पुगेको बताए । ‘यस्तो प्रणालीबाट काम गरेको लुम्बिनीमा यो पहिलो सरकारी कार्यालय हो,’ उनले भने, ‘नेपालका अन्य कार्यालयमा पनि यो प्रणाली लागू भएको जानकारी छैन ।’